Wann unterwiesen werden muss
Die Unterweisung ist keine einmalige Sache. Arbeitsschutzgesetz und Unfallverhütungsvorschrift nennen feste Anlässe:
- bei der Einstellung, bevor jemand mit der Arbeit beginnt
- bei einer neuen Aufgabe, neuen Arbeitsmitteln oder neuer Technik
- mindestens einmal im Jahr als Wiederholung (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1)
- bei Jugendlichen mindestens halbjährlich (§ 29 JArbSchG)
- immer während der Arbeitszeit (§ 12 ArbSchG)
Was dokumentiert werden muss
Die DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass jede Unterweisung dokumentiert wird. Für einige Bereiche schreiben Verordnungen genauer vor, was festzuhalten ist:
- Arbeitsmittel und Maschinen: Datum und Namen der Unterwiesenen, schriftlich (§ 12 BetrSichV)
- Gefahrstoffe und Biostoffe: Inhalt und Zeitpunkt, bestätigt mit Unterschrift (§ 14 GefStoffV, § 14 BioStoffV)
- Belehrung in Kitas: Protokoll drei Jahre aufbewahren (§ 34 Abs. 5a IfSG)
Eine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise gibt es nicht. Wer nach einem Unfall belegen will, dass unterwiesen wurde, braucht den Nachweis trotzdem.
Unterweisung per Video: was gilt
Elektronische Unterweisungen sind erlaubt, aber als Hilfsmittel. Nach den Grundsätzen der DGUV muss eine Unterweisung per Video oder E-Learning drei Dinge erfüllen:
- Sie ist auf den eigenen Arbeitsplatz und die eigenen Gefährdungen zugeschnitten, nicht allgemein.
- Sie prüft, ob die Inhalte verstanden wurden.
- Ein Gespräch mit dem Unterweisenden ist jederzeit möglich.
Das Institut der DGUV prüft elektronische Unterweisungshilfen nach diesen Grundsätzen (DGUV Test, Prüfgrundsätze GS-IAG-01). In einigen Fällen reicht ein Video allein nicht: Gefahrstoffe und Biostoffe müssen mündlich unterwiesen werden. Erste Hilfe, Löschübungen, Absturzsicherung und die Staplerprüfung brauchen Praxis.
Verständliche Sprache ist Pflicht
Mehrere Verordnungen verlangen ausdrücklich eine Unterweisung in verständlicher Form und Sprache: § 12 BetrSichV, § 14 GefStoffV, § 14 BioStoffV und § 11 LärmVibrationsArbSchV. Wer Beschäftigte mit anderer Muttersprache hat, braucht deshalb Übersetzungen oder Untertitel.
Eine Besonderheit gilt für Sicherheitsdienste: Für Wachpersonal setzt § 6 BewachV Deutschkenntnisse auf Niveau B1 voraus.
Was sich 2027 ändern kann
Die DGUV überarbeitet ihre Vorschrift 1 und die zugehörige Regel 100-001. Die neue Fassung ist für 2027 geplant und regelt die Unterweisung in einigen Punkten neu. Wer Unterweisungen digital aufbaut, sollte sie so anlegen, dass sie sich leicht anpassen lassen.
So geht es mit Betriebscampus
Betriebscampus macht aus Ihren Unterweisungen kurze Videos mit Ihren eigenen Leuten, am eigenen Arbeitsplatz. Jeder bestätigt per Klick, und wer was gesehen hat, steht fest, als PDF für die Prüfung. Untertitel gibt es in den Sprachen Ihres Teams.
Kurze Wissensfragen nach jedem Video sind unser nächster Ausbauschritt. Das Gespräch mit dem Vorgesetzten ersetzen wir nicht, wir bereiten es vor.
Häufige Fragen
Wie oft muss eine Unterweisung wiederholt werden?
Mindestens einmal im Jahr (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1), bei Jugendlichen halbjährlich (§ 29 JArbSchG). Dazu kommt jede Veränderung, etwa neue Maschinen oder neue Aufgaben.
Reicht eine Unterweisung per Video?
Als Hilfsmittel ja, wenn sie zum Arbeitsplatz passt, das Verständnis prüft und ein Gespräch jederzeit möglich ist. Für Gefahrstoffe und Biostoffe ist eine mündliche Unterweisung vorgeschrieben.
Wie lange muss ich Unterweisungsnachweise aufbewahren?
Eine allgemeine gesetzliche Frist gibt es nicht. Für die Belehrung in Kitas nach § 34 Abs. 5a IfSG gelten drei Jahre. Sinnvoll ist, Nachweise so lange aufzubewahren, dass Sie nach einem Unfall belegen können, dass unterwiesen wurde.