Was die Qualitätsregeln verlangen
Die Maßstäbe und Grundsätze für die Qualität nach § 113 SGB XI, hier kurz Qualitätsregeln, sind für zugelassene Pflegeeinrichtungen unmittelbar verbindlich. Zur Einarbeitung steht dort:
- Pflegeheime, vollstationär Nr. 2.4.2: Der Träger muss die Qualifikation der Leitung und aller in Pflege und Betreuung Tätigen „auf Grund von Einarbeitungskonzepten“ und durch geplante Fort- und Weiterbildung sicherstellen.
- Ambulante Pflegedienste, Teil 1a Nr. 2.5: dieselbe Pflicht „auf Grundlage von Einarbeitungskonzepten“, für alle in den pflegerischen Aufgaben und Hilfen bei der Haushaltsführung.
- Ambulante Betreuungsdienste, Teil 1b Nr. 2.5: dieselbe Pflicht für alle in der pflegerischen Betreuung und den Hilfen bei der Haushaltsführung.
- In allen drei Fällen dazu ein schriftlicher Fortbildungsplan, der alle Mitarbeiter je nach Bedarf einbezieht.
Die ambulante Fassung, Teil 1a und 1b, gilt seit dem 1. Juli 2026 und hat die Fassung vom 24. Oktober 2023 abgelöst. Die vollstationäre Fassung stammt vom 23. November 2018, zuletzt geändert am 5. April 2023. Für teilstationäre Einrichtungen wie die Tagespflege gibt es eigene Maßstäbe, die wir hier nicht geprüft haben. Krankenhäuser fallen nicht unter diese Regeln nach SGB XI.
Was im Konzept stehen muss
Inhalt, Form und Dauer der Einarbeitung legen die Qualitätsregeln nicht fest. Einige Vorgaben gelten aber für jede neue Kraft und gehören deshalb ins Konzept:
- Hilfskräfte und angelernte Kräfte arbeiten unter der fachlichen Anleitung einer Fachkraft (vollstationär Nr. 2.4.1, ambulant Teil 1a Nr. 2.4.1).
- Vor dem ersten Einsatz wird zum Arbeitsschutz unterwiesen, bei der Einstellung und während der Arbeitszeit (§ 12 ArbSchG).
- Zu Biostoffen wird mündlich unterwiesen, anhand der Betriebsanweisung, vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich, in verständlicher Form und Sprache. Inhalt und Zeitpunkt werden schriftlich festgehalten und unterschrieben (§ 14 BioStoffV).
Ein gutes Konzept beschreibt außerdem, wer einarbeitet, was in welcher Woche gelernt wird, woran man sieht, dass es sitzt, und wie das festgehalten wird.
Ein Plan für die ersten sechs Wochen
So kann ein Einarbeitungskonzept aussehen. Es ist unser Vorschlag, keine Vorgabe:
- Vor dem ersten Tag: Dienstplan, Kleidung und Zugänge klären, Begrüßung und Rundgang als kurzes Video
- Woche 1 und 2: Haus und Team, Hygieneplan und Händedesinfektion, Verhalten im Notfall, Pflichtunterweisungen. Die ersten Dienste nur gemeinsam mit dem Paten
- Woche 3 und 4: Abläufe im Dienst, Dokumentation im Programm des Hauses, Übergabe. Die Bewohner oder Kunden kennenlernen, Einweisung in die Geräte
- Woche 5 und 6: eigene Aufgaben mit Begleitung, der Pate prüft und hakt ab. Zum Schluss ein Gespräch mit der Pflegedienstleitung
Pflegehilfskräfte, Quereinsteiger und Kräfte aus dem Ausland brauchen oft mehr Zeit. Die sechs Wochen sind dann ein Rahmen, kein Ziel.
Der Pate
Jede neue Kraft bekommt einen festen Paten, möglichst eine erfahrene Fachkraft. Er begleitet die ersten Dienste, zeigt, beantwortet Fragen, hakt ab, was sitzt, und unterschreibt. Damit das klappt, braucht der Pate Zeit im Dienstplan und sollte in der Einarbeitung nicht wechseln.
Den Nachweis führen
Die Qualitätsregeln verlangen das Konzept und einen schriftlichen Fortbildungsplan. Wie die einzelne Einarbeitung belegt wird, schreiben sie nicht vor. Wir empfehlen eine Seite je neue Kraft: Themen je Woche, Datum, Kürzel des Paten und am Ende die Unterschriften von neuer Kraft, Pate und Pflegedienstleitung. So können Sie bei einer Prüfung zeigen, dass nach Konzept eingearbeitet wurde.
Die Unterweisung zu Biostoffen muss ohnehin mit Unterschrift festgehalten werden (§ 14 Abs. 3 BioStoffV).
Was Videos leisten
Kurze Videos aus dem eigenen Haus zeigen die Grundlagen vorab und für jede neue Kraft gleich: Rundgang, Händedesinfektion, Ablauf im Notfall, die Übergabe. Untertitel helfen Kolleginnen und Kollegen mit anderer Muttersprache.
Die Begleitung im Dienst ersetzen Videos nicht. Zu Biostoffen wird ohnehin mündlich unterwiesen.
So geht es mit Betriebscampus
Betriebscampus dreht mit Ihren Leuten die Videos für die Einarbeitung, in Ihrem Haus und mit Ihren Abläufen. Neue sehen sie vorab auf dem Handy, mit Untertiteln in ihrer Sprache, und wer was gesehen hat, steht im Nachweis.
Eine KI, die Fragen zu Ihren Hausstandards aus diesen Videos beantwortet und die passende Stelle zeigt, entwickeln wir gerade mit unseren Pilotbetrieben.
Häufige Fragen
Ist ein Einarbeitungskonzept in der Pflege Pflicht?
Für zugelassene Pflegeheime und ambulante Dienste ja. Die Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI verlangen, die Qualifikation mit Einarbeitungskonzepten sicherzustellen (vollstationär Nr. 2.4.2, ambulant Teil 1a und 1b Nr. 2.5).
Gilt das auch für ambulante Pflegedienste?
Ja. Die Fassung für ambulante Pflegedienste und Betreuungsdienste gilt seit dem 1. Juli 2026 und enthält dieselbe Pflicht (Teil 1a und 1b, jeweils Nr. 2.5).
Wie lange dauert die Einarbeitung in der Pflege?
Eine feste Dauer schreiben die Qualitätsregeln nicht vor. Unser Vorschlag sind sechs Wochen als Rahmen. Hilfskräfte, Quereinsteiger und Kräfte aus dem Ausland brauchen oft länger.
Was gehört in ein Einarbeitungskonzept?
Wer einarbeitet, was in welcher Woche gelernt wird, die Unterweisungen vor dem ersten Einsatz, Gespräche und ein Nachweis mit Unterschrift. Die Vorlage unten gibt das Gerüst.
Wie werden Pflegehelfer eingearbeitet?
Nach demselben Konzept, oft mit mehr Zeit. Hilfskräfte und angelernte Kräfte arbeiten nach den Qualitätsregeln unter der fachlichen Anleitung einer Fachkraft.