Onboarding-Prozess: die fünf Phasen für jede Branche

Warum der Prozess vor dem ersten Tag beginnt

In der Onboarding-Umfrage von Haufe 2023 mit 755 Befragten hatten 36 % schon Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. 84 % der Befragten beginnen spätestens mit der Vertragsunterschrift mit dem Onboarding, nur 16 % warten damit bis zum ersten Arbeitstag.

Mit der ersten Woche ist der Prozess auch nicht vorbei. Die Forscherin Talya Bauer empfiehlt feste Zwischenstände nach 30, 60, 90 und 120 Tagen und bis zu einem Jahr nach dem Start (SHRM Foundation 2010).

Die fünf Phasen im Überblick

Jede Phase hat ein Ziel. Daran sehen Sie, ob sie erreicht ist, bevor die nächste beginnt:

Vor dem ersten Tag. Ziel: Die Neuen kommen. Kontakt halten, Uhrzeit und Treffpunkt mitteilen, Arbeitsplatz, Kleidung und Zugänge vorbereiten, Team informieren, Paten bestimmen.
Erster Tag. Ziel: sicher anfangen. Persönlicher Empfang, Rundgang, Unterweisung vor der ersten Arbeit (§ 12 ArbSchG), der Pate übernimmt. Spätestens heute liegen Name und Anschrift der Vertragsparteien, Lohn und Arbeitszeit schriftlich vor (§ 2 Abs. 1 NachwG).
Erste Woche. Ziel: sich zurechtfinden. Wer hilft bei was, die wichtigsten Abläufe zeigen lassen und mit dem Paten üben, erste eigene Aufgaben. Bis zum siebten Kalendertag folgen Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit schriftlich.
Erste drei Monate. Ziel: selbstständig werden. Aufgaben Schritt für Schritt erweitern, regelmäßige kurze Gespräche, etwa nach einem und nach drei Monaten. Spätestens einen Monat nach Beginn sind auch alle übrigen Vertragsbedingungen schriftlich da.
Ende der Probezeit. Ziel: gemeinsam entscheiden. Ein Gespräch rechtzeitig vor dem Ende: Was läuft gut, was fehlt, wie geht es weiter?

Die Probezeit dauert höchstens 6 Monate: Nur so lange gilt die kurze Kündigungsfrist von zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB), sofern kein Tarifvertrag etwas anderes regelt. Planen Sie das Abschlussgespräch deshalb einige Wochen vor Ablauf der 6 Monate.

Warum drei Monate eine eigene Phase sind: In einer Studie aus den USA fühlten sich neue Beschäftigte im Stundenlohn nach 3,5 Wochen eingearbeitet, ihre Vorgesetzten sahen sie aber erst nach 3 Monaten voll einsatzfähig (Bauer, SHRM Foundation 2010).

Wer in welcher Phase zuständig ist

Führungskraft: Plan, Empfang, Unterweisung oder ihre Organisation, die Gespräche und die Entscheidung am Ende der Probezeit
Pate: der Alltag, die Abläufe, alle kleinen Fragen
Team: Kontakte und wie bei Ihnen gearbeitet wird
Büro oder Personal: Vertrag, schriftliche Arbeitsbedingungen, Meldungen

Die Verantwortung für die Unterweisung trägt der Arbeitgeber (§ 12 ArbSchG), auch wenn er sie an Meister oder Schichtleiter abgibt.

Was je nach Branche dazukommt

Die fünf Phasen passen in jede Branche. Einige Pflichten kommen je nach Bereich hinzu:

Handwerk und Bau: Fahrzeug, Werkzeug und Auftreten beim Kunden gehören in die erste Woche. Im Baugewerbe muss der Beginn spätestens bei Arbeitsaufnahme an die Rentenversicherung gemeldet werden (Sofortmeldung, § 28a Abs. 4 SGB IV), die Arbeitsbedingungen werden auf Papier unterschrieben übergeben, und vor der ersten Arbeit weisen Sie schriftlich auf die Ausweispflicht hin (§ 2a Abs. 2 SchwarzArbG).
Industrie und Produktion: Unterweisung vor der ersten Verwendung jeder Maschine, mit Datum und Namen schriftlich (§ 12 BetrSichV). Bei Schichtarbeit gehören Schichtsystem und Schichtrhythmus schon am ersten Tag in die schriftlichen Arbeitsbedingungen.
Pflege: Einarbeitungskonzepte sind Pflicht. Die Maßstäbe und Grundsätze für die Qualität verlangen, die nötige Qualifikation der Mitarbeiter in Pflege und Betreuung auf der Grundlage von Einarbeitungskonzepten sicherzustellen, in der vollstationären Pflege (Nr. 2.4.2) wie bei ambulanten Pflegediensten (Nr. 2.5, Fassung ab 1. Juli 2026).
Kita: Öffentliche Träger sollen sich bei der Einstellung ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen lassen (§ 72a Abs. 1 SGB VIII). Bei freien Trägern sollen Vereinbarungen mit dem Jugendamt sicherstellen, dass niemand mit einschlägiger Verurteilung beschäftigt wird (§ 72a Abs. 2 SGB VIII).

Die Phasen mit Videos abbilden

Was für alle Neuen gleich ist, muss nicht bei jedem neu erklärt werden. Kurze Videos passen in jede Phase:

vor dem ersten Tag: Begrüßung, Rundgang und Ansprechpartner
erster Tag: die Unterweisung vorbereiten, die dann vor Ort mit Gespräch stattfindet
erste Woche: die wichtigsten Abläufe, gezeigt von den Erfahrenen
erste drei Monate: Handgriffe und Sonderfälle zum Nachschlagen

Empfang, Gespräche, Pate und die Entscheidung am Ende bleiben persönlich.

So hilft Betriebscampus

Betriebscampus dreht diese Videos mit Ihren Leuten, ob in Werkstatt, Halle, Station oder Gruppenraum, und stellt sie in Ihren eigenen Campus, mit Untertiteln in den Sprachen Ihres Teams. Wer eine Unterweisung gesehen hat, bestätigt per Klick, und Sie haben den Nachweis.

Einarbeitungspläne je Stelle, die Neue Schritt für Schritt durchgehen, sind unser nächster Ausbauschritt. Bis dahin hilft der Fahrplan unten.

Vorlage: Onboarding-Fahrplan mit fünf PhasenEine Seite zum Ausdrucken: fünf Phasen vom Vertrag bis zum Ende der Probezeit, je mit Ziel, Aufgaben, Zuständigen und Datum. Für jede Branche. Muster ohne Gewähr, bitte an Ihren Betrieb anpassen.

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Häufige Fragen

Welche Phasen hat der Onboarding-Prozess?

Fünf: vor dem ersten Tag, erster Tag, erste Woche, erste drei Monate und Ende der Probezeit. Die Ziele dazu: die Neuen kommen, sicher anfangen, sich zurechtfinden, selbstständig werden, gemeinsam entscheiden.

Wie lange dauert ein Onboarding-Prozess?

Vom unterschriebenen Vertrag mindestens bis zum Ende der Probezeit, bei einer Probezeit von 6 Monaten also gut ein halbes Jahr. Bauer empfiehlt Zwischenstände bis zu einem Jahr nach dem Start.

Was gehört zum Onboarding-Prozess?

Alles, was Neue brauchen, um anzukommen: schriftliche Arbeitsbedingungen, ein vorbereiteter Arbeitsplatz, die Unterweisung, ein Pate, Ansprechpartner, die wichtigsten Abläufe, regelmäßige Gespräche und eine Entscheidung zum Ende der Probezeit.

Wer ist für das Onboarding zuständig?

Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung, etwa für die Unterweisung. In der Praxis plant die direkte Führungskraft und führt die Gespräche, ein fester Pate begleitet den Alltag, und das Büro kümmert sich um Vertrag und Meldungen.

Ist ein Onboarding-Prozess Pflicht?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zu einem Onboarding-Plan haben wir nicht gefunden. Pflicht sind aber einzelne Bausteine: die schriftlichen Arbeitsbedingungen (§ 2 Abs. 1 NachwG), die Unterweisung vor der ersten Arbeit (§ 12 ArbSchG) und in der Pflege Einarbeitungskonzepte nach den Maßstäben und Grundsätzen für die Qualität.

Onboarding-Prozess: fünf Phasen vom Vertrag bis zum Ende der Probezeit