Erster Arbeitstag: der Ablauf für Arbeitgeber

Was vor dem ersten Tag fertig sein muss

Das Nachweisgesetz legt fest, was Neue spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung schriftlich in der Hand haben (§ 2 Abs. 1 NachwG):

Name und Anschrift der Vertragsparteien
Zusammensetzung und Höhe des Lohns, mit Zuschlägen, Prämien, Fälligkeit und Art der Auszahlung
die vereinbarte Arbeitszeit mit Pausen und Ruhezeiten, bei Schichtarbeit auch Schichtsystem und Schichtrhythmus

Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit folgen spätestens am siebten Kalendertag, alle übrigen Angaben wie Urlaub und Kündigungsfristen spätestens einen Monat nach Beginn. Eine E-Mail reicht, wenn Neue das Dokument öffnen, speichern und ausdrucken können und Sie mit der E-Mail um eine Empfangsbestätigung bitten. Das gilt nicht im Baugewerbe, in Gaststätten und Hotels, in Spedition und Logistik, in der Gebäudereinigung, im Wach- und Sicherheitsgewerbe und einigen weiteren Branchen: Dort wird die Niederschrift auf Papier unterschrieben übergeben (§ 2 Abs. 1 NachwG mit § 2a SchwarzArbG). Wer die Angaben nicht, falsch oder zu spät aushändigt, riskiert ein Bußgeld bis 2.000 € (§ 4 NachwG).

In denselben Branchen melden Sie den Beginn der Beschäftigung spätestens bei Arbeitsaufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung (Sofortmeldung, § 28a Abs. 4 SGB IV). Außerdem weisen Sie vor der ersten Arbeit nachweislich und schriftlich darauf hin, dass ein Ausweis mitzuführen ist (§ 2a Abs. 2 SchwarzArbG).

Dazu kommt, was nicht im Gesetz steht, aber den Tag trägt:

Uhrzeit, Treffpunkt und wer wartet, ist den Neuen vorher mitgeteilt
das Team weiß, wer kommt und was er oder sie macht
Arbeitsplatz, Werkzeug, Arbeitskleidung und Schutzausrüstung in der richtigen Größe liegen bereit
Schlüssel, Spind und Zugänge, etwa zur Zeiterfassung, sind eingerichtet
ein Pate ist bestimmt und hat sich den Tag freigehalten
die Unterweisung ist vorbereitet: wer unterweist, wo und womit

Die Forscherin Talya Bauer rät genau dazu: die Grundlagen vor dem ersten Tag erledigen und den ersten Tag zu etwas Besonderem machen (SHRM Foundation 2010).

Warum der erste Tag zählt

Für Bauer ist der erste Tag der wichtigste im neuen Job. Viele Beschäftigte im Stundenlohn kommen nach einem enttäuschenden ersten Tag nicht wieder, und die Weichen für den Erfolg stellen sich laut Forschung schon in den ersten zwei Wochen. Ihr Bericht stützt sich vor allem auf Forschung aus den USA.

Manche verlieren Neue sogar vorher: In der Onboarding-Umfrage von Haufe 2023 hatten 36 % der Befragten Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. Ein Anruf oder eine kurze Nachricht in der Woche vor dem Start hält den Kontakt.

Der Ablauf am ersten Tag

So kann der Tag aussehen. Die Uhrzeiten sind ein Beispiel für einen Start um 7 Uhr:

7:00 Empfang am Eingang durch die Chefin, den Meister oder die direkte Führungskraft
7:15 kurzes Gespräch: Ablauf des Tages, Aufgaben der ersten Woche, Fragen
7:30 Papiere: Nachweis der Arbeitsbedingungen, fehlende Unterlagen für die Lohnabrechnung
7:45 Rundgang: Umkleide, Pausenraum, Kantine, Notausgänge, Sammelplatz, Erste Hilfe, Vorstellung im Team
8:30 Unterweisung am Arbeitsplatz, bevor die Arbeit beginnt
10:00 der Pate übernimmt: eine erste einfache Aufgabe gemeinsam
12:00 Mittagspause mit dem Team
13:30 Gespräch zum Feierabend: Wie war der Tag, was ist offen, was kommt morgen?

Über Aufgabe und Verantwortung, die Art der Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf müssen Arbeitgeber Neue ohnehin unterrichten (§ 81 Abs. 1 BetrVG). Das Gespräch am Morgen ist der richtige Ort dafür.

Die Unterweisung vor der ersten Arbeit

Unterwiesen wird bei der Einstellung und vor Aufnahme der Tätigkeit, während der Arbeitszeit und zugeschnitten auf den eigenen Arbeitsplatz (§ 12 ArbSchG). Die Unterweisung wird dokumentiert (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1). Für Maschinen und andere Arbeitsmittel gilt: Unterweisung vor der ersten Verwendung, Informationen in verständlicher Form und Sprache, Datum und Namen schriftlich festgehalten (§ 12 BetrSichV). Zur Schutzausrüstung gehört, wie sie richtig benutzt wird (§ 3 PSA-BV).

Bewährt für den ersten Tag:

Gefahren am Arbeitsplatz und wie man sich schützt
Notausgänge, Sammelplatz und Verhalten im Notfall
Ersthelfer und wo das Erste-Hilfe-Material liegt
Schutzausrüstung und wie sie getragen wird
wie Unfälle und Störungen gemeldet werden

Jugendliche unter 18 werden vor Beginn der Beschäftigung unterwiesen, vor der ersten Arbeit an Maschinen zusätzlich über deren besondere Gefahren, und danach mindestens halbjährlich (§ 29 JArbSchG).

Der Pate

Ein fester Pate ist der Ansprechpartner für alles, was im Alltag auftaucht: wo etwas liegt, wen man fragt, wie es hier läuft. Er sollte erfahren sein, Zeit haben und in derselben Schicht arbeiten. In der Haufe-Umfrage 2023 setzten 61 % der Befragten auf Paten oder Mentoren. Laut einer Studie, die Bauer zitiert, wussten Neue mit Mentor mehr über ihren Betrieb als Neue ohne.

Was am ersten Tag nicht passieren darf

Niemand erwartet die Neuen, und am Eingang weiß keiner Bescheid.
Arbeitsplatz, Werkzeug oder Kleidung fehlen.
Jemand arbeitet an einer Maschine, bevor er unterwiesen wurde. Die Unterweisung muss vorher stattfinden (§ 12 ArbSchG, § 12 BetrSichV).
Neue sitzen den ganzen Tag allein mit Ordnern oder stehen nur daneben.
Der Tag endet ohne Gespräch.

So hilft Betriebscampus

Betriebscampus dreht mit Ihren Leuten kurze Videos für den Start: Begrüßung durch die Geschäftsführung, Rundgang und Ansprechpartner. Neue sehen sie schon vor dem ersten Tag auf dem Handy, mit Untertiteln in ihrer Sprache, und kennen am Montag die ersten Gesichter.

Pflichtunterweisungen bereiten die Videos vor, jeder bestätigt per Klick, und Sie haben den Nachweis als PDF. Den persönlichen Empfang, die Unterweisung am Arbeitsplatz und den Paten ersetzen die Videos nicht.

Vorlage: Ablaufplan für den ersten ArbeitstagEine Seite zum Ausdrucken: was vorher erledigt sein muss, der Ablauf des Tages mit Uhrzeit und Zuständigen, die Themen der Unterweisung und Unterschriften. Muster ohne Gewähr, bitte an Ihren Betrieb anpassen.

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Häufige Fragen

Wie bereite ich als Arbeitgeber den ersten Arbeitstag vor?

Arbeitsbedingungen schriftlich fertig machen, Uhrzeit und Treffpunkt mitteilen, das Team informieren, Arbeitsplatz, Kleidung und Werkzeug bereitlegen, einen Paten bestimmen und die Unterweisung vorbereiten. Der Ablaufplan unten hilft beim Abhaken.

Was gehört auf die Checkliste für den ersten Arbeitstag?

Empfang, ein kurzes Gespräch zum Ablauf, Papiere, Rundgang, Unterweisung vor der ersten Arbeit, eine erste Aufgabe mit dem Paten, Mittag mit dem Team und ein Gespräch am Ende des Tages.

Wo meldet sich der neue Mitarbeiter am ersten Tag?

Dort, wo Sie es ihm vorher sagen. Teilen Sie Uhrzeit, Eingang und den Namen der Person mit, die wartet, am besten schriftlich und ein paar Tage vorher.

Wer ist für die Einarbeitung zuständig?

Verantwortlich ist der Arbeitgeber, etwa für die Unterweisung nach § 12 ArbSchG. Im Alltag teilen sich das die direkte Führungskraft, die plant und die Gespräche führt, und ein fester Pate, der die Fragen beantwortet.

Was gilt, wenn der Neue am ersten Arbeitstag krank ist?

Er muss Ihnen die Krankheit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen (§ 5 Abs. 1 EntgFG). Lohnfortzahlung im Krankheitsfall gibt es erst, wenn das Arbeitsverhältnis vier Wochen ohne Unterbrechung besteht (§ 3 Abs. 3 EntgFG). Empfang und Unterweisung holen Sie nach, sobald er gesund ist.

Der erste Arbeitstag: Ablauf und Vorbereitung für Arbeitgeber