KI-Wissensdatenbank im Unternehmen: eine KI, die Ihr Betriebswissen kennt

Was eine KI-Wissensdatenbank ist

Statt einen Kollegen zu suchen, stellt man die Frage in eigenen Worten, per Text oder Sprache, und bekommt eine kurze Antwort aus den Unterlagen des Betriebs. Bei vielen Angeboten wird die KI dafür nicht neu trainiert: Sie sucht bei jeder Frage die passenden Stellen in Ihren Unterlagen und formuliert daraus die Antwort. Deshalb ist sie nur so gut wie das, was hineingelegt wird.

Der Einsatz wächst: Von den Unternehmen, die KI nutzen, setzen 22 Prozent sie für internes Wissensmanagement ein, ein Jahr zuvor waren es 11 Prozent (Bitkom, September 2026, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten). Bitkom nennt die Bezugsgröße nicht ausdrücklich. Weil in derselben Aufzählung der Kundenkontakt mit 72 Prozent über dem Anteil aller Unternehmen mit KI liegt (57 Prozent), beziehen sich die Werte auf die Unternehmen, die KI nutzen.

Was hineingehört

• Arbeitsanweisungen und Abläufe, etwa das Umrüsten einer Maschine oder die Warenannahme
• Betriebsanweisungen und Sicherheitsregeln zum Nachschlagen
• Videos, in denen Erfahrene zeigen, wie es geht
• Antworten auf die Fragen, die Neue immer wieder stellen
• wer wofür zuständig ist, nach Aufgabe statt nach Privatperson

Anfangen sollten Sie dort, wo am häufigsten gefragt wird, wo Fehler teuer oder gefährlich werden und wo Wissen nur an einer Person hängt. Veraltete Unterlagen kommen raus, sonst antwortet die KI mit dem alten Stand. Die Checkliste unten hilft bei der Auswahl.

Wie sie antworten sollte

• kurz und in einfachen Worten, auf Wunsch in der Sprache der Fragenden
• mit Quelle: welches Dokument, welche Seite, welche Stelle im Video
• ehrlich: Steht etwas nicht in den Unterlagen, sagt sie das und nennt, wen man fragen kann

Prüfen bleibt nötig. Viele Anbieter weisen selbst darauf hin, dass man sich nicht auf die Richtigkeit der Ergebnisse verlassen kann, sondern sie überprüfen muss (Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe KI, Nr. 1.11 und 3.3). Die Quelle bei jeder Antwort macht das Prüfen leicht.

Was sie nicht darf

• Personaldaten enthalten: Gehälter, Krankmeldungen, Beurteilungen oder private Angaben gehören nicht in eine Wissensdatenbank für alle. Gesundheitsdaten zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten, deren Verarbeitung grundsätzlich verboten ist (Art. 9 Abs. 1 DS-GVO, nach Datenschutzkonferenz Nr. 3.2).
• etwas erfinden: Antworten kommen nur aus Ihren Unterlagen. Was dort nicht steht, beantwortet sie nicht.
• Leistung oder Verhalten bewerten: KI, die Leistung und Verhalten von Beschäftigten beobachten und bewerten soll, gilt nach der KI-Verordnung als hochriskant (Anhang III Nr. 4 KI-Verordnung). Die Regeln dafür gelten ab dem 2. Dezember 2027 (Art. 113 KI-Verordnung). Eine Wissensdatenbank sollte nicht auswerten, wer was gefragt hat.
• Pflichtunterweisungen ersetzen: Bei Gefahrstoffen und Biostoffen ist die mündliche Unterweisung vorgeschrieben (§ 14 GefStoffV, § 14 BioStoffV).

Datenschutz kurz und belegt

Die Datenschutzkonferenz, also die Datenschutzaufsicht von Bund und Ländern, hat am 6. Mai 2024 eine Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz veröffentlicht. Für eine Wissensdatenbank sind diese Punkte wichtig:

• Personenbezogene Daten brauchen eine Rechtsgrundlage, und die Betroffenen sind zu informieren. Namen und Anschriften zu entfernen reicht oft nicht, weil sich der Bezug aus dem Zusammenhang ergeben kann (Nr. 3.1).
• Setzen Sie die KI eines externen Anbieters ein, etwa über das Internet, ist das häufig Auftragsverarbeitung. Dann ist mit dem Anbieter eine Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO zu schließen (Nr. 2.1).
• Vorzuziehen sind Anwendungen, die Ein- und Ausgaben nicht zum Training verwenden (Nr. 1.9).
• Bei geschlossenen Systemen liegt die Kontrolle über die Daten beim Betrieb. Bei offenen Systemen verlassen Eingaben den geschützten Bereich, und Übermittlungen in Drittstaaten sind zu prüfen (Nr. 1.7).
• Beschäftigte sollen mit Geräten und Konten des Betriebs arbeiten, nicht mit privaten (Nr. 2.4).
• Wird gespeichert, wer was gefragt hat, muss das offen gesagt werden, und Nutzer sollen selbst entscheiden können (Nr. 1.10).
• Datenschutzbeauftragte sollten stets eingebunden werden, die Beteiligung des Betriebsrats ist zu prüfen (Nr. 1.12).

Betriebsrat und KI-Verordnung

Über die Planung von Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz ist der Betriebsrat rechtzeitig zu unterrichten (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Mitbestimmen darf er bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Ob das bei Ihrer Lösung zutrifft, etwa weil sie speichert, wer was gefragt hat, klären Sie am besten früh gemeinsam.

Wer KI im Betrieb einsetzt, muss außerdem Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz seines Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz muss er nicht garantieren (Art. 4 KI-Verordnung, konsolidierte Fassung mit Stand 27. Juli 2026).

So geht es mit Betriebscampus

Die Wissensdatenbank mit KI entwickeln wir gerade mit unseren Pilotbetrieben. Sie soll nur aus Ihrem eigenen Material antworten, also aus Ihren Videos und Unterlagen, und bei jeder Antwort zeigen, woher sie stammt, mit der passenden Stelle im Video. Ihre Daten liegen in Deutschland bzw. der EU und werden nicht für andere Betriebe verwendet.

Was es heute schon gibt: Wir drehen mit Ihren Erfahrenen kurze Videos zu Ihren Abläufen, mit Untertiteln in den Sprachen Ihres Teams. Genau dieses Material braucht eine gute Wissensdatenbank.

Häufige Fragen

Quellen

• Bitkom, Presseinformation vom 14.09.2026: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI
• Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Version 1.0 vom 6. Mai 2024
• Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), EUR-Lex
• Art. 4 KI-Verordnung
• Art. 113 KI-Verordnung
• Anhang III KI-Verordnung
• § 87 Betriebsverfassungsgesetz
• § 90 Betriebsverfassungsgesetz
• § 14 Gefahrstoffverordnung
• § 14 Biostoffverordnung